FAQ Aplikasi Portal Pemutakhiran PK23

Username Manajer Pengelola Manajer Data sudah disediakan/dibuatkan, hubungi Admin.

Username Supervisor sudah disediakan/dibuatkan. Manager Pengelola dan Manager Data  dapat melihat daftar username supervisor di wilayahnya dengan cara:

Login portal sebagai Manajer kemudian

Pengaturan > User > Pilih Role Supervisor > Klik Tampilkan

Username Supervisor diawali prefix “spv” dengan pola “spvKodeProvKodeKabKodeKecNAMAKELURAHAN”

Contoh:

Username Supervisor di Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta dg kode Kecamatan 19 usernamenya adalah: spv340419KELURAHAN

Langkah update profil:

Login di Portal > Klik My Profile > kemudian Lengkapi Profil > Simpan Profil

Username yang telah dibuat tidak dapat diganti/ubah/edit. Hubungi admin

Login Portal kemudian klik My Profile > pada bagian Perubahan Password isi Password lama > isi Password Baru > isi Konfirmasi Password Baru (sama dengan Password Baru) >klik Ubah Password

atau

Hubungi Admin, ajukan permintaan reset password.

Sebaiknya Urutan Penggunaan menu Pengaturan pada Aplikasi Portal sebagi berikut:

1. Pengaturan Master Wilayah untuk memastikan wilayah sudah tersusun lengkap dan benar

2. Pengaturan Target KK Wilayah untuk memastikan wilayah sudah terdistribusi dengan benar

3. Pengaturan User untuk membuat User Pendata dan memastikan user setiap wilayah tersedia

Tahapan Perapihan Wilayah

1. Langkah Pertama yang harus dilakukan oleh Manajer adalah Memeriksa data wilayah pada Master Wilayah

2. Jika ada data yang tidak sesuai &/ tidak lengkap maka Manajer Data harus melengkapi &/ meng-edit

3. Jika ada Wilayah yang belum ada di daftar wilayah lakukan Tambah Wilayah

4. Jika data Wilayah sudah Lengkap dan Sesuai lanjutkan ke proses berikutnya

1. Target KK maksimal Kecamatan didapat dari (dapat dikoordinasikan dengan) BKKBN Provinsi

2. Jumlah seluruh target KK per RT tidak boleh lebih besar dari Maksimal target Kecamatan

3. Manajer Data dapat mengelola target KK per RT antar wilayah selama tidak melebihi maks target kecamatan

4. Koordinasikan dengan provinsi jika akan merubah target KK maks kecamatan hasil pemetaan

1. Klik menu pengaturan
2. KlikUser
3. Klik Tambah User
4. Ketik Username (namapendek)
5. Lengkapi form/kolom data user. Isikan data sesuai identitas yang sah.
6. Jika memiliki NPWP centang "Apakah memiliki NPWP?" kemudian isikan NO NPWP
7. Pilih Status kepegawaian user PNS/PPPK/Bukan PNS, jika PNS pilih Golongan
8. Pilih Role Pendata (sesuai role user yang akan dibuat)
9. Pilih wilayah sd RT
10. Klik Tambah Wilayah
11. Jika Wilayah lebih dari 1 RT ulangi Langkah 9 dan 10
12. Centang Data yang dimasukkan sudah benar dan dapat dipertanggungjawbkan
13. Klik Simpan

Username tidak dapat diedit/dihapus. Termasuk user yang dinonaktifkan.

1. Klik menu Pengaturan
2. Klik User
3. Pilih Wilayah
4. Pilih Role user yang akan diaktifkan (misal Pendata)
5. Klik Cari
6. Klik icon "Ubah Status User" Pada kolom ACTION sesuai data user
7. Klik Ya

1. Klik menu pengaturan
2. Klik User
3. Pilih Wilayah
4. Pilih Role user yang akan dinonaktifkan (misal Pendata)
5. Klik Cari
6. Klik icon "Ubah Status User" Pada kolom ACTION sesuai data user
7. Klik Ya

1. Klik menu pengaturan
2. KlikUser
3. Klik Tambah User
4. Ketik Username (namapendek)
5. Lengkapi form/kolom data user. Isikan data sesuai identitas yang sah.
6. Jika memiliki NPWP centang "Apakah memiliki NPWP?" kemudian isikan NO NPWP
7. Pilih Status PNS/PPPK/Bukan PNS
8. Pilih Role Pendata (sesuai role user yang akan dibuat)
9. Pilih wilayah sd RT
10. Klik Tambah Wilayah
11. Jika Wilayah lebih dari 1 RT ulangi Langkah 9 dan 10
12. Centang Data yang dimasukkan sudah benar dan dapat dipertanggungjawbkan
13. Klik Simpan

1. Tuliskan NAMADEPAN pada kolom Username
2. Tuliskan NAMA LENGKAP pada kolom Nama Lengkap

Username akan secara otomatis ditambahkan pKODEWILAYAH di depan nama, sehingga akan terbentuk username dengan pola pKODEWILAYAHnama.

jika kolom username diisi kode wilayah maupun nama panjang atau karak lain akan menyebabkan username jadi terlalu panjang.

Cek User pendata sampai dengan wilayah RT

Jika sudah ada username pendata yang aktif:
1. jika username tidak digunakan, non aktifkan, atau
2. jika username yg sudah ada digunakan untuk wilayah berbeda, klik edit user, kemudian tentukan wilayah user, hapus wilayah RT yang tidak menjadi wilayah user tersebut, simpan.

Lanjutkan dengan pembuatan user baru atau edit dan tambahkan wilayah untuk user lain.

Pastikan Maks. Target Kecamatan SAMA DENGAN atau LEBIH BESAR dari Jumlah Target KK yang akan diinput/diperbarui

1. Isikan Maks. Total Target Kecamatan dg angka yg sama atau lebih tinggi dg Jumlah Target KK yg saat ini tertulis
2. edit data tTarget per RT dg klik kemudian edit/ubah angka
3. setelah selesai semua RT, edit Target Total Kecamatan sesuai Target saat ini.

Lengkapi semua data petugas berdasarkan KTP

Dalam pengisian alamat sesuai KTP, isikan Alamat, kemudian pilih berurutan mulai Provinsi, Kabupaten, Kecamatan, dst

Kodepos diketik sesuai Kode Pos alamat KTP

Beberapa opsi utk menangani error invalid username/password spt itu:

MD cek user di portal

1. Jika username salah ketik d pendata, beritahu pendata username yg benar,

2. Jika username ada tp non aktif ubah status jd aktif,

3. Jika username blm ada bs dibuat baru,

4. Jika username baru dibuat, tunggu beberapa saat ±30 mnt utk login,

5. Jika username ada dan aktif lama, non aktifkan username kmd aktifkan kembali

Edit user profil MP dan MD dapat dilakukan menggunakan user MD.
Langkahnya:
Pengaturan User > Cari (tanpa pilih role) > cari user MP dan MD dari kolom pencarian atau langsung klik page terahir > edit user MP/MD

Link tutorial update Profil MP:
https://helpdesk.bkkbndiy.id/cara-edit-profil-manajer-pengelola-ppk23/

Link tutorial update Profil MD:
https://helpdesk.bkkbndiy.id/cara-edit-profil-manajer-data-ppk23/

1. Klik menu pengaturan
2. Klik User
3. Klik Cari
4. Klik Edit User sesui username yang akan disedit
5. Edit/Lengkapi form/kolom data user. Isikan data sesuai identitas yang sah.
6. Jika memiliki NPWP centang "Apakah memiliki NPWP?" kemudian isikan NO NPWP
7. Pilih Status kepegawaian user PNS/PPPK/Bukan PNS, jika PNS pilih Golongan
8. Cek wilayah sd RT
9. Jika akan ditambahkan wilayah pilih wilayah sampai dengan RT yang akan ditambahkan, Klik Tambah Wilayah
10. Centang Data yang dimasukkan sudah benar dan dapat dipertanggungjawbkan
11. Klik Simpan

1. Password minimal terdiri dari 6 digit/karakter
2. Gunakan kombinasi Huruf BESAR, huruf kecil, dan angka
3. Password aakan lebih kuat jika dikombinasikan dengan simbol
4. Untuk memudahkan mengingat password, kombinasi poin 2 dan 3 dapat disusun menjadi sebuah kata yang mudah diingat
5. Hindari penggunaan spasi, titik, dan simbol yang sulit dibaca/dicari di keypad
6. Password jangan terlalu panjang
7. Password untuk pendata jangan terlalu banyak variasi
8. Coba login dulu setelah ubah password sebelum disampaikan ke pengguna

Beberapa layanan yang sudah tidak bisa dilakukan/di-lock adalah:
1. Pengaturan Master Wilayah sehingga tidak dapat edit/tambah/hapus wilayah.
2. Pengaturan User untuk melakukan Aktif Non-Aktif, Ubah Metode Pendataan, dan Ubah/Tambah Wilayah Kerja

Beberapa Pengaturan yang masih bisa dilakukan:
1. Pengaturan User > Edit User (Edit Data SDM)
2. Pengaturan Target KK Wilayah

1. Approve pada modul pembayaran dilakukan secara berjenjang dimulai oleh SPV > MD > MP > Pelaksana Kegiatan (PK) > Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) > Bendahara (BPP).2. Data yang ditampilan pada SPV > MD > MP adalah data per RT pada setiap barisnya.
   Data yang ditampilan pada PK > PPK > BPP adalah data per pendata/username pada setiap barisnya.

Sinkronisasi data approval adalah realtime, jadi ketika data diapprove SPV maka data akan langsung terbaca di approval MD, dst.

Data yang direject akan kembali ke SPV.
Jadi, data  reject harus diapprove ulang mulai dari SPV > MD > MP, dst.

Jika dibutuhkan Reject setelah approve BP maka proses reject harus berkoordinasi dengan admin BKKBN Pusat.